Luật đấu thầu (Điều 4 khoản 31) quy định hồ sơ dự thầu là toàn bộ tài liệu do nhà thầu lập và nộp cho bên mời thầu theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu.
Nghị định số 63/2014/NĐ-CP (Điều 15 khoản 1) quy việc đánh giá hồ sơ dự thầu phải căn cứ vào tiêu chuẩn đánh giá hồ sơ dự thầu và các yêu cầu khác trong hồ sơ mời thầu, căn cứ vào hồ sơ dự thầu đã nộp, các tài liệu giải thích, làm rõ hồ sơ dự thầu của nhà thầu để bảo đảm lựa chọn được nhà thầu có đủ năng lực và kinh nghiệm, có giải pháp khả thi để thực hiện gói thầu.
Thư giảm giá là cam kết của nhà thầu bằng văn bản liên quan đến giá dự thầu nên là một bộ phận cấu thành của hồ sơ dự thầu. Theo đó, trường hợp 02 thư giảm giá của nhà thầu đóng kèm trong hồ sơ dự thầu được đại diện hợp pháp của nhà thầu ký tên, đóng dấu (nếu có) và được công khai, ghi vào trong biên bản mở thầu; nội dung trong 02 thư giảm giá này có sự phù hợp, logic với nhau, bổ sung cho nhau để tính toán ra giá dự thầu sau giảm giá là cố định, không đổi thì cả 02 thư giảm giá của nhà thầu đều hợp lệ.
Trong trường hợp này, giá trị giảm giá của nhà thầu được tính bằng tổng giá trị giảm giá của 02 thư giảm giá nêu trên.
Trường hợp 02 thư giảm giá của nhà thầu không có sự phù hợp, logic với nhau, thể hiện 02 giá dự thầu sau giảm giá khác nhau thì được coi là đề xuất các giá dự thầu khác nhau.
Trong trường hợp này, hồ sơ dự thầu của nhà thầu được đánh giá là không hợp lệ theo quy định tại điểm b khoản 2 Điều 18 Nghị định số 63/2014/NĐ-CP.
